Mein Admin-Friday

28.03.2024

Ich liebe Thementage. Von meinem Meeting-Mittwoch hab ich schon mal berichtet. (Zur Erklärung: Basically finden alle meine wiederkehrenden Kundenmeetings am Mittwoch statt, weil Meetings mir die meiste Energie rauben und damit zumindest nur ein gesammelter Tag dafür draufgeht)

Was ich nun aber auch schon eine Weile als Routine eingeführt habe, ist mein Admin-Friday.

Was ich am "Admin Friday" mache

Jeden Freitag hab ich mir in meinem Kalender 2 Stunden Zeit geblockt. Von 14:30 bis 16:30 Uhr.

Meistens brauch ich sehr viel weniger Zeit, aber der Boomerspruch „besser haben als brauchen“ greift hier auf jeden Fall, haha!

E-Mail Zero (Mails beantworten, archivieren, Spamfilter updaten): Die meisten beruflichen Mails beantworte ich immer direkt. Aber trotzdem bleibt da schnell mal was liegen, weil ich mir denke „mach ich später“ und dann ists vergessen. Man kennts. Deshalb gehe ich freitags meine Postfächer durch, lösche Spam, archiviere alles, was nicht mehr gebraucht wird und beantworte eventuelle offene Mails.
Check Rechnungen (Fälligkeit, Mahnungen): Die meisten meiner Projekte werden monatlich abgerechnet, daher schreib ich nicht jeden Freitag neue Rechnungen. Aber es gibt leider immer wieder Kandidaten, bei denen ich hinterher sein und regelmäßig nach der Bezahlung meiner Rechnung fragen muss.
Belege & Rechnungen in DATEV uploaden und abheften: Viel zu oft sitz ich am Monatsbeginn da und verfluche mich dafür, dass ich kurz vor knapp meine Belege für die Umsatzsteuervoranmeldung suche. Ist durch meinen Admin Freitag schon etwas besser geworden, aber dieser Teil macht mir einfach am aller wenigsten Spaß, deshalb bin ich hier leider super nachlässig und werde auch am 9. April wieder nach Quittungen suchen und Rechnungen in diversen Portalen anfragen, haha! 💀
Downloads-Ordner clearen: Eigentlich unnormal, wie viele Dateien ich innerhalb einer Woche so herunterlade. Meistens Video- und Bildmaterial von Kund:innen. Da kommen nicht selten mehrere (hunderte) GB zusammen, wenn ich da nicht regelmäßig Dateien sortiere und nicht mehr Gebrauchtes lösche.
Desktop aufräumen: Nicht ganz so schlimm wie mein Downloads-Ordner, aber trotzdem immer voller Quatsch: Mein Desktop. Manchmal (oft) bin ich zu faul, Dateien in die einzelnen Kunden-Ordner zu sortieren. Erstmal aufm Desktop zwischenlagern, na klar. Das wird sehr schnell zu einem sehr unübersichtlichen Chaoshaufen. Also: Freitags wird sortiert und durchgefegt!
Schreibtisch aufräumen: Nicht nur virtuell, auch auf meinem physischen Schreibtisch sammelt sich über die Woche hinweg einiges an. Kaffeetassen, Gläser,… aber auch Zettelchen und diverses Bastelmaterial, weil ich „nur mal eben schnell“ irgendwas zeichnen oder Zine-mäßig falten will. Bin sehr groß darin, Dinge an meinen Schreibtisch zu schleppen, aber weniger gut im Wegräumen.

Das Genie räumt das Chaos auf

Man sagt zwar, das Genie beherrscht das Chaos, aber mir macht das oft eher ne innerliche Unruhe, wahrscheinlich bin ich nicht genial genug, haha! Deshalb wird Freitags nicht nur digital, sondern auch der physische Arbeitsplatz (einigermaßen) aufgeräumt.

Würde ich mir das aber einfach nur so lose vornehmen, dann, da bin ich ehrlich zu mir selbst, würde das niemals passieren. Deshalb hab ich mir einen wiederkehrenden Termin im Kalender eingestellt, der mich wöchentlich an meine Aufräum-Aktionen erinnert.

Fällt mir unter der Woche noch etwas wichtiges ein, dann notiere ich das im nächsten Termin, damit ichs nicht vergesse. Damit fühl ich mich sehr gut organisiert und kanns nur empfehlen. 😌🗓️

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