Produktivitätsmethode Calendar Blocking

19.05.2021

Calendar Blocking funktioniert für mich nicht. So, da hab ichs gesagt. Wenn du es eilig hast (oder der „Blogs lesen“-Block in deinem Kalender jetzt abgelaufen ist), dann kannst du an dieser Stelle aufhören, diesen Blogpost zu lesen. Wenn du mehr zu meinem Calendar Blocking-Experiment erfahren willst: Nimm dir einen Tee, setz dich, los geht die wilde Fahrt!

Wie funktioniert Calendar Blocking?

Das Prinzip ist eigentlich sehr simpel: Du planst in deinen Kalender Blöcke mit Aufgaben, Routinen sowie Terminen und packst so deine Woche voll. Neben Arbeits-To Dos gehören also auch private Dinge geplant, wie Essenszeiten und Freizeitaktivitäten. Ich bin dafür in drei Schritten vorgegangen:

Im Prinzip ist die Idee hinter Calendar Blocking, dass die meisten Menschen wie hier links arbeiten und von Aufgabe zu Aufgabe springen (✨Multitasking✨) und Ziel wäre es, größere, zusammenhängende Zeitblöcke zu schaffen, wie hier rechts.

Wichtig sind vor allem die Pausen zwischen den einzelnen Blöcken (ich rede jetzt so schlau daher, aber es war Kato, die mich darauf hinwies und wie immer war der Rat sehr schlau), die auch als Puffer dienen.

Und Jenni, wie hat die Methode so für dich geklappt?

Schön, dass du fragst! Gar nicht. Ich bin zwar großer Fan vom Aufgabenplanen, aber ich habe es in meiner mehrwöchigen Testphase einfach nicht geschafft, innerhalb meiner festgelegten Aufgabenblöcke zu bleiben. Das lag vor allem daran, dass ich ~~mir einrede~~ an Dingen arbeite, deren Dauer ich oft schlecht einschätzen kann.

Kreativarbeit schlecht zeitlich planbar: Manchmal kommen die Ideen zackig, manchmal halten sie sich leider nicht an die Blöcke im Kalender – FRECH
ASAP zu bearbeitende To Dos: Kann leider immer passieren. Kritische Kommentare, die umgehend bearbeitet werden müssen. Themen, die Kunden JUST in diesem Moment einfallen und oberste Prio haben
gnadenlose Fehlplanung meinerseits: Ja, ich überschätze mich gern bzw. unterschätze den realistischen Zeitaufwand. Nicht selten musste ich meinen halben Kalender wieder umwerfen, weil irgendwas nicht so geklappt hat, wie ich es geplant hatte.

Konkretes Mimimi dazu:

Beispiel: Mein Kalender sagt mir, „Brainstorming Contentideen für Kunde A“. Jetzt gab es zwei Möglichkeiten, wie dieser Block für mich ausgehen konnte:

a) Mir kamen einfach KEINE Ideen in der vorgegebenen Zeit.

b) Mir kamen direkt zack, zack, zack klasse Inspirationen in den Sinn und ich war früher fertig als GEPLANT.

Gut, a) ist dann leider Pech, dann musste ich die Aufgabe nochmal duplizieren und an anderer Stelle einfügen. Bei b) hab ich dann Dinge vorgezogen, die nachfolgend dran gewesen wären und konnte dann erstmal schön alles verschieben.

Beispiel 2: Kunde C ruft an und aus firmeninternen Gründen muss JETZT ein Post erstellt und schnellstmöglich veröffentlicht werden.

-> „Sorry Kunde C, dein nächster Block ist leider erst morgen um 16:15 Uhr. Baiii“

Jaja, alles bisschen überspitzt formuliert und wenn man wirklich wollen würde, dann könnte man sich (oder die Kunden) auch darauf anpassen. Für mich fühlte es sich aber arg nach verbiegen an. Ich musste mir also Mühe geben, zur Produktivitätsmethode des Calendar Blockings zu passen und naja. So soll es ja nicht sein und so macht das auch null Sinn. 👁👄👁

Calendar Blocking: Tried and Failed

Wahrscheinlich ist Calendar Blocking, wie quasi alles im Leben, reine Übungssache. Ich mag den Ansatz an sich gern und halte es auch für sinnvoll, ähnliche Aufgaben zu bündeln. Meinen ganzen Tag so konkret zu planen, das lässt sich für mich allerdings (noch) nicht so umsetzen. Dafür ist mein Job zu dynamisch. (Rede ich mir zumindest ein, dass es daran liegt und nicht an meiner fehlenden Aufmerksamkeitsspanne… oh, ein Vogel am Fenster!)

Nicht alles fand ich übrigens schlecht! Ein paar Elemente werde ich mir aus dieser Methode durchaus rauspicken und fortführen. Denn generell ist es ja nicht unschlau, ähnliche Aufgaben zu bündeln. Das leuchtet mir ein. Ich kann zwar nicht meinen kompletten Arbeitstag durchplanen, aber mir einige Zeitslots in meiner Wochenplanung reservieren, in denen ich bestimmte Dinge tue. Mittwoch Vormittags z.B. plane ich mir 2 Stunden jenni.works-Zeit ein, um meinen Newsletter zu schreiben und Tweets vorzubereiten. Dienstag abends ist Me-Time für mein Chinesisch-Kurs inkl. Vorbereitung. Ich habe auch meine Frühstück/Mittagessen/Abendessen-Blocker im Kalender gelassen, damit mir da kein Meeting dazwischenkommt.