Ein Update zu Calendar Blocking

25.05.2022

Ziemlich genau ein Jahr ist es her, dass ich hier über Calendar Blocking geschrieben hab. Damals stieg ich ein mit den bolden Worten „Calendar Blocking funktioniert für mich nicht„. Nun ja. Eventuell bin ich drangeblieben, weil mir (auch das schrieb ich) einiges ja doch sinnvoll erschien. Und inzwischen muss ich mein knallhartes Urteil von damals korrigieren: Calendar Blocking funktioniert für mich sehr wohl, ich habs in meinem ersten Anlauf vor einem Jahr nur nicht ganz richtig verstanden. 😄

Mein Fehler: Zu unkonkrete Aufgabenplanung

Letztes Mal war ich super unkonkret, was meine Aufgabenplanung anging.

Stand zum Beispiel Contentproduktion für den nächsten Monat an, hab ich mir in meinem Kalender einfach 2 x 4 Stunden Blöcke mit Namen „Redaktionsplanung Kunde A“ in den Kalender gepackt. Klingt ja erstmal gut, oder?

Naja, zumindest für mein Hirn war das zu unkonkret. Meine Lösung? Ich erstelle jetzt für jeden zu erstellenden Post einen eigenen Kalendereintrag. Statt einen großen Block mit 4 Stunden am Stück einzutragen, plane ich auf Postingebene.

„Posting 1 – 1 Std“, „Posting 2 – 1,5 Std“, „Posting 3 – 0,5 Std“ … und so weiter. Meine Planung ist also kleinteiliger, aber auch wesentlich konkreter. Für Planungsfans wie mich kein Problem, kann mir aber vorstellen, dass das für Leute, die nicht so gern in Tools abnerden bissi horrorhaft klingt.

Zeitpunkte für die Aufgaben sind nicht starr

Auch das war ein Fehler bei meinem ersten Versuch: Ich habe alle Blöcke als fixe Zeitpunkte gesehen, die möglichst nicht verschoben werden dürfen. Keine Ahnung, ob die ursprüngliche Calendar Blocking Methode so funktioniert oder nicht, aber seitdem ich die Blöcke flexibel umherschiebe, klappt es für mich mega gut.

Ich unterteile meine Blöcke dabei in zwei Kategorien: Die festen Termine und die flexiblen Aufgaben. Wobei flexibel nicht unbedingt bedeutet, dass es keine Deadlines gibt. Aber in der Regel ist es nicht wichtig, ob eine Aufgabe heute oder morgen erledigt wird. Diese kann ich also schieben.

Dass ich diesen Blogpost heute doch noch schreiben kann, verdanke ich einem spontan ausgefallenen Meeting. Hab einfach den Blogpost-Block in meinem Kalender vorgezogen, hehe. Dat criminal energy.

Durch mein top Time Tracking (das mach ich ja mit Toggl Track, hab ich auch schon mal dazu gebloggt!) weiß ich inzwischen auch ziemlich zuverlässig, wie lange ich für welche Aufgabe brauche. Warum ich diese Daten nicht schon letztes Jahr besser genutzt hab, ist mir vollkommen schleierhaft, naja.

Emojis und Farben als visuelle Struktur

Ich nutze für jede Kalenderart eine eigene Farbe, das hab ich beim letzten Versuch schon gezeigt. An der Aufteilung hat sich auch nichts geändert.

CB steht dabei für „Calendar Blocking“ und hierunter sind all die „flexiblen Aufgaben“ zu finden, von denen ich sprach. Hier trage ich also alle meine täglichen To Dos als einzelne Einträge ein.

Unter „Persönliches“ sind meine privaten Termine und Routinen zu finden. Die sind fix und werden auch nicht verschoben.

Und weil ichs halt gern schön hab, nehm ich auch nicht die vorgegebenen Standardfarben, sondern hab mir eigene, pastelligere ausgesucht. Mein jenni.works-Kalender ist sogar CI-konform im jenni.works-Blaulila, hehe. Falls du dich fragst, wo du bitte so schöne Farben einstellen kannst, hier der Weg dorthin:

Klicke auf die drei Punkte neben deinem Kalender, unten bei den Farben auf das + und da kannst du dann deine Wunschfarbe einstellen. ✨Magic✨

So sieht meine echte Calendar geblockte Woche aus:

Du siehst nun meine echte Kalenderwoche. Nix geschönt, nix aufpoliert. Für jede Terminart gibt es einen eigenen Emoji, das hilft mir optisch einfach sehr – und außerdem siehts schön aus, find ich:

Was man hier auch noch gut sieht: Ich packe weiterhin meine Tage zu voll und denke immer, ich könnte pausenlos durch-hustlen.

Surprise: Ist nicht so, your girl needs breaks, vor allem vor und nach Kreativarbeiten. Und basically alle meine Kundenarbeit ist aktuell Kreativarbeit in Form von Contenterstellung. Naja, das werde ich noch lernen.

Mein aktueller Vorsatz: Ich setze mir Mini- und Maximumziele, das hab zum Beispiel im Buch Effortless gelesen und fand das sinnig. Konkret also: Ich erstelle jeden Tag mindestens einen Post und maximal 3 Posts pro Kunden, nicht mehr und nicht weniger. Also auch, wenn ich an einem Tag MEGA gut durchkomme und theoretisch auch noch einen vierten und fünften Post ballern könnte: ich tus nicht, sondern mach mit der „gesparten“ Zeit dann lieber irgendwas schönes für mich.

Calendar Blocking funktioniert für mich also doch

Muss meine Meinung also revidieren. Ich liebs inzwischen. Aber leider ist das bei mir oft so: Am Anfang bin ich immer erstmal so „NEEEEEE“ und dann denk ich weiter drüber nach und komme zum Schluss „Ah ja, is vll doch nicht ganz so scheiße“.

Was der Bauer nicht kennt und so….

Letztes Jahr haben mir auch einige Kunden regelmäßig meine Planung zerschossen, die immer mit SUPER dringenden und SPONTANEN Kampagnen und Projekten ums Eck kamen. Da hab ich damals einfach zu viel mit mir machen lassen und hab zu schnell „ja“ gesagt. Da bin ich inzwischen auch besser geworden: Klar gibts immer unvorhergesehenes, was dann schnell umgesetzt werden muss, aber die meisten Probleme sind im Endeffekt gar nicht so dringend, dass ich alles stehen und liegen lassen (und meine komplette eigene Planung über den Haufen werfen muss).

The People Pleaser Jenni arbeitet hart daran und wird immer besser. Aber das ist schon wieder eine andere Geschichte.

Emoji-Feedback (stimm ab!)