Projektmanagement mit Notion: So setze ich das Tool ein

Schon in einem meiner ersten Blogposts hier auf jenni.works hab ich darüber geschrieben, für welche Dinge ich Notion am liebsten nutze. Heute will ich ein bisschen konkreter erzählen, für welche Anwendungsfälle ich Notion innerhalb meiner Social Media Agentur als Projektmanagement Tool nutze und was sich innerhalb eines Jahres so verändert hat.

Business Dashboard

Das Dashborad hab ich schon letztes Jahr gezeigt. Inzwischen ist aber einiges dazugekommen, anderes hat sich nicht bewährt und ist rausgeflogen.

Das ursprüngliche Template ist eines aus der Notion Standard Templategallerie.

Template: „Company Home„

Aufgeteilt ist meine „Kommandozentrale“ in vier Säulen:

Internes
Organisatorisches
ROOM 707 Wiki
Sonstiges

Die Seiten unter „Internes“ und „Sonstiges“ sind glaube ich selbsterklärend. Unter „ROOM 707 Wiki“ sammle ich alle Arbeitsabläufe und Vorlagen, die so tagtäglich gebraucht werden. Das ist wahrscheinlich für immer in Progress, aber ich versuche, es möglichst aktuell zu halten.

Unter „Organisatorisches“ verbirgt sich der vielleicht spannendste Bereich. Ich habe nämlich im Herbst damit begonnen, das „Ultimate Tasks Notion Template“ von Thomas Frank zu nutzen.

Hier geht’s zum kostenlosen Template
Hier ist sein YouTube Tutorial dazu

Das verbirgt sich hinter dem unspektakulären Punkte „Projekte und Tasks“. Ultimate Tasks ist ein recht ausgeklügeltes Projektmanagement-Template, das für mich sehr gut funktioniert. Natürlich hab ich noch einiges angepasst und rausgeworfen, was sich nicht bewährt hat. Aber die Grundstruktur bleibt dieselbe wie im Original:

In den verschiedenen Views liegen alle konkreten Aufgaben. Gefiltert nach Fälligkeit: Today, in den nächsten 7 Tagen, mit hoher Priorität, Ansicht in der Timeline und dann noch alle To dos unter „All Tasks“.

Darunter ist die aktuelle Kundenübersicht als Gallerie. Jeder Kunde bekommt eine Kachel. In jeder Kachel sammle ich alle Informationen und ziehe mir zusätzlich die laufenden Projekte und To Dos aus der All Tasks-Datenbank. Hier eine Beispielkundenübersicht, ganz dezent anonymisiert:

Jede Seite beginnt mit allgemeinen Informationen: Was ist mit dem Kunden vereinbart, wie sind die Vertragslaufzeiten und auf welchen Plattformen findet die Kommunikation statt.

Anschließend gibt es eine Übersicht über offene und abgeschlossene Projekte, darunter geht es dann noch eine Ebene tiefer rein: Hier stehen dann alle offenen To Dos mit Fälligkeit. Wenn notwendig, notiere ich hier auch die jeweiligen Google Drive Ordner für das Material.

Weekly Übersicht in Notion

In die einzelnen Kundenübersichten schaue ich tatsächlich gar nicht sooo häufig rein. Ich will lieber alles auf einen Blick haben. Deshalb hab ich mir nochmal eine weitere Seite zur Übersicht angelegt. Ist ja nicht schon kompliziert genug, was? 😂

In meinem Weekly bündele ich alle Infos aus den vorherigen Seiten und Datenbanken.

Ich habe hier die Kundenübersichten und alle Tasks, die in den nächsten 7 Tagen anstehen. Darunter hab ich mit genau diese Tasks dann in einer Kanban-Ansicht gefiltert. Jeder Wochentag hat eine Spalte. So sehe ich ungefähr, wie sich der Workload in der Woche verteilen wird und kann einzelne Tasks einfach verschieben, wenn sich in meiner Planung etwas ändert.

Sozusagen meine Art des Calendar Blockings, haha! Calendar Blocking ✨but make it notion✨

Notion-Kundenwiki

Für alles, was ich Kunden freigeben will, nutze ich ein ganz eigenes Dashboard. Hier sammle ich Anleitungen und unsere Ad-Schaltungsvorlagen. Ich hab noch nicht alle Themen im Kundenwiki, die ich gern hätte, aber immer, wenn ich eine neue Anleitung für einen Kunden schreibe, pack ich sie auch direkt in Notion, damit ich beim nächsten Mal darauf zurückgreifen kann.

Auch recht neu ist die Agenturvorstellung. Ja, ich kann potentiellen Kunden auch den Link zu den Cases auf der Webseite schicken, oder eben fix eine individuelle Notionseite zusammenbauen. Je nachdem, für welches Projekt ich angefragt werde, kann ich die einzelnen Elemente auf der Seite dementsprechend priorisieren.

Auf ewig Work in Progress. 😪

Notion als Agentursoftware: Fazit

Dass ich Fan meiner Notion-Lösung bin, das muss ich glaube ich nicht nochmal sagen. Das kam glaub ich ganz leicht durch.

Es gibt noch viel zu tun und ich hab auch noch viele Ideen, was in Notion sonst noch möglich ist (vor allem mit der jetzt endlich veröffentlichten API ergeben sich da ganz neue Dinge!), aber alles mit der Zeit. Bestimmt gibt es eher früher als später erneut ein Update zu meinem Notion-Einsatz im Business. 🙌