Heute will ich mal eine Übersicht aller digitalen Tools zusammenstellen, die ich in meiner täglichen Arbeit so nutze. Das ändert sich zwar immer wieder mal geringfügig, aber „der harte Kern“ der Tools und Programme bleibt ja doch irgendwie bestehen. Deshalb hier meine Liste mit allem, was mir gerade in den Sinn kommt. Alle anderen Tools hätten wahrscheinlich auch keinen Platz in dieser Klasse Liste verdient, wenn ich sie vergessen hab… NUNJA, Bühne frei! Wir starten direkt mit der langweiligsten Kategorie.
Übrigens, kleiner Disclaimer vorab: Leider bezahlt mich niemand hier aus der Liste für diese Erwähnung. Ganz im Gegenteil: Ich bezahle für diese Tools. Srsly irgendwas mache ich falsch. LIEBE TOOLANBIETER SPONSERT MICH BITTE DANKEE
Buchhaltung
DATEV
Meine Steuerberatung nutzt DATEV, daher muss ich DATEV Unternehmen online für meine Buchhaltung für die Agentur nutzen. Konkret nutze ich es für:
- Angebote schreiben
- Rechnungserstellung (Mahnungen ebenso)
- Sammlung und Übermittlung von Belegen
- Lohnbuchhaltung
- Betriebswirtschaftliche Auswertungen (Jahresübersichen, kurzfristige Erfolgsrechnungen, Umsatzsteuer,…)
- Kontrolle und Freigabe der Kontoumsätze
Theoretisch könnte ich auch meine Bank bzw. mein Geschäftskonto damit verbinden und alles von dort aus überweisen, aber da ich DATEV so hasse, logge ich mich lieber bei der Bank ein. Denn obwohl DATEV ja absoluter Platzhirsch und ein riesiges Unternehmen ist, sieht das Programm aus wie aus den frühen Neunzigern und ist unglaublich limitiert, was manche Bereiche angeht (eine andere als eine der vier Standard-Schriftarten nutzen ??? WO GIBTS DENN SOWAS???). Aber gut, ich komme leider nicht drumrum.
Debitoor
Neben der Agentur hab ich ja auch noch mein Einzelunternehmen. Hier kann ich freier entscheiden, welche Tools ich für die Buchhaltung nutze und bin hier mit Debitoor bisher sehr glücklich, auch wenn mich die aggressive Werbung für ihren scheiß Steuerservice in der letzten Zeit arg genervt hat. Generell kann ich das Tool aber absolut empfehlen! Es ist auch wesentlich flexibler, schneller und angenehmer zu nutzen als DATEV, hat aber natürlich keine so ausgeprägte Berichtsfunktion und Lohnbuchhaltung gibt es hier auch nicht. Ist eben auf Selbstständige ausgerichtet anstatt auf größere Unternehmen.
Redaktionsplanung und Projektmanagement
Notion
Fürs interne Projektmanagement und für mein Kundenwiki (hier sammle ich Anleitungen und Antworten auf Fragen, die ich ständig gestellt bekomme, damit ich sie einfach wie FAQs an neue und alte Kunden schicken kann) liebe ich natürlich Notion. Wie genau ich das für meine Agentur nutze, darüber habe ich hier schon mal ausführlicher geschrieben.
Trello
Trotz großer Notionliebe stimme ich Redaktionspläne trotzdem lieber in Trello ab. Der Hauptgrund? Die Datensicherheit und die Automatisierungen. Zwar ist letzteres seit kurzem auch in Notion möglich, aber nur mit Drittanbietertools wie Zapier. So gern ich Notion mag: Einiges klappt in Trello doch besser – und die Redaktionsplanung und Kundenabstimmung gehört für mich dazu.
Toggl
Mein liebstes Tool zur Zeiterfassung: Toggl! Auch hierüber hab ich schon einmal umfassender gebloggt.
Microsoft Teams
Uff, leider nutze ich ab und an auch Microsoft Teams zur Kommunikation mit einem Kunden. Das gefällt mir nicht besonders, ist aber leider Datenschutzvorgabe des Unternehmens. Innerhalb von Trello gibt es auch eine Trello-Variante, die sich „Microsoft Planner“ nennt. Ist nicht so flexibel, sieht schlechter aus, aber ist eben kein böses externes Tool. Kann ich trotzdem nicht empfehlen.
Contenterstellung
Adobe Creative Cloud
Ja, ich bin Adobe Kind und hab mir die komplette Adobe CC gegönnt. Welche Programme ich hauptsächlich nutze:
- Photoshop: Zur Bildbearbeitung und zur Erstellung statischer Posts
- Premiere Pro: Videoschnitt
- After Effects: Für kleinere und größere Animationen
- Lightroom Classic: Zur Fotoentwicklung
- Illustrator: Bearbeitung von Vektordateien
- InDesign: Alles, was „mehr Setzarbeit“ erfordert, also die Erstellung von eBooks etc.
- Acrobat Pro DC: Anzeige und Bearbeitung von PDFs, digitale Signaturen
Okay, nicht überraschend, für was ich die Tools so nutze, aber nun gut, die Vollständigkeit eben…
Audacity
Ja, ich könnte auch Audition aus der Adobe CC nehmen, aber damit komme ich nicht so gut zurecht wie mit Audacity. Daher bin ich bei dem Tool geblieben, wenn ich Audio bearbeiten muss.
Kollaboration / Kommunikation
Google Workspace
Wahrscheinlich nutzt du als Privatperson auch gern Google Dienste, weil sie so praktisch sind. Für Unternehmen gibt es den Spaß nicht kostenlos, sondern mit Google Workspace im Abo, dafür auch rechtssicher mit Auftragsdatenverarbeitungsvertrag und allem pipapo. Diese Google Tools nutze ich hauptsächlich:
- Drive zur Dateiablage
- Calendar
- Gmail
- Docs
- Tabellen
- Präsentationen
- Chrome
Okay, alles selbsterklärend, muss ich ja nichts dazu sagen, schätze ich.
Thunderbird
Das E-Mailprogramm meiner Wahl. Unverzichtbar, wenn man tausend verschiedene Mailadressen hat (wie eine gewisse Frau, nach der dieser Blog benannt ist).
Microsoft 365 for Business
Obwohl ich eher Team Google bin, hab ich trotzdem auch die gängigen Microsoft Tools im Einsatz. Und Teams hab ich ja explizit oben schon erwähnt.
Zoom
Könnte theoretisch auch Google Meet nutzen, werde das zukünftig eventuell auch umstellen. Bisher kam ich aber mit Zoom für Videokonferenzen besser klar.
Slack
Bin generell auch kein großer Slack Fan, aber viele Agenturen arbeiten eben damit. Dementsprechend bin ich hierin auch nicht so firm, aber der Vollständigkeit halber sei es hier erwähnt.
Loom
Mein liebstes Tool zur Bildschirmaufzeichnung: Loom! Und schau an, auch an Loom hab ich hier auf dem Blog schon einen Liebesbrief geschrieben.
Screenpresso
Zweitliebstes Tool zur Bildschirmaufzeichnung und für Screenshots: Screenpresso! Tausendmal besser als das vorinstallierte Screenshot-Tool auf Windows. Fürde es immer wieder nehmen, 10/10.
Tidycal
Ein Appsumo Programm, dass ähnlich wie das vielleicht bekanntere Calendly funktioniert. Quintessenz: Das Tool ist mit meinem Kalender verknüpft und ich kann z.B. Kunden einfach einen Buchungslink senden, mit dem sie sich dann einen freien Slot buchen können. Vereinfacht Terminfindung extrem. Vielleicht schreibe ich dazu irgendwann nochmal ausführlicher.
So, das sollten soweit die wichtigsten Tools in meiner täglichen Arbeit gewesen sein. Sowas wie „Facebook Business Manager“ oder „Creator Studio“ lasse ich mal bewusst raus, auch wenn das streng genommen wahrscheinlich auch was für diese Liste wäre. Nunja.