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9 Dinge, für die ich Notion nutze, warum ich es liebe (und du es auch lieben wirst)

Unbeauftragte Werbung: Ich werde nicht für diesen Beitrag bezahlt. Würde aber ein Sponsoring jederzeit annehmen (looking at you @notion )

Vorab: Das hier wird kein „Was ist Notion“-Beitrag, denn davon gibt es bereits unzählige Blogposts, sehr gute YouTube Tutorials und mehr. Ganz kurz gesagt, falls du noch nie von Notion gehört hast und trotzdem auf diesen Beitrag geklickt hast: Notion nennt sich selbst „All-in-One-Workspace for your notes, tasks,wikis,…“ und genau das ist es eigentlich. Ein Tool, das mehrere Produktivitätstools und Funktionen in sich vereint.

 

Notion ist im Browser nutzbar, aber auch als App für dein iOS oder Android-Gerät, für Mac und Windows. Es gibt natürlich auch Paid-Pläne aber aktuell ist Notion in gewissem Umfang (und dieser ist wirklich umfangreich) kostenlos. Willst du Notion für ein größeres Team verwenden, dann empfiehlt sich einer der Paid-Team Pläne. Für den Start (und noch sehr weit darüber hinaus) kannst du aber den kostenlosen Free Plan wählen.

Ressourcen für deinen Notion-Start

YouTube-Tutorials

Blogposts & Artikel

Wofür ich Notion nutze

Ich liebe Tools. Ich liebe es, neue Tools auszuprobieren. Manche erleichtern meinen Arbeitsalltag als Selbstständige, manche verleiten mich eher zum Prokrastinieren oder helfen mir null. Mit der Zeit habe ich diverse Produktivitätstools getestet, einige weiterhin in Nutzung, einige auch wieder verworfen. Von Notion hatte ich zwar immer mal wieder gehört (das Tool ist schließlich nicht neu), aber es reizte mich nie wirklich, es auch mal selbst zu testen. Bis ich das Video von The Futur sah, welches du auch oben in den Ressourcen findest.

 

Konkret war ich auf der Suche nach einem Tool, das mir die Zusammenarbeit mit meinem Team und externen Dienstleistern erleichtern würde. Deshalb hookte mich der Videotitel natürlich – und The Futur ist sowieso eine meiner Lieblingsquellen, wenn es um Business Themen geht. Eine weitere Lieblingsquelle ist übrigens Kato, die (wie in 99,9 Prozent der Fälle) natürlich schon a) von Notion gehört hatte und b) es bereits nutzte.

 

Ganz schnell wurde mir aber klar: Notion ist nicht nur ein Tool, in dem ich diverse Aufgaben verteilen konnte, sondern viel, viel mehr. 

Und so fing ich an, alle meine bisher genutzten Tools (und das waren einige) in Notion abzubilden und zu übertragen. „All in one workspace“ verspricht wirklich nicht zu viel. So viel ist möglich. Neben den Klassikern wie „Einkaufsliste“ oder „Wochenplaner“ will ich hier ein paar weitere Anwendungsfälle zeigen, vorrangig für den beruflichen Kontext.

Personal Dashboard Notion
1. Personal Dashboard

Inzwischen die Startseite, wenn ich meinen Browser öffne. (Ja, ich nutze Notion am liebsten direkt im Browser)

 

Template: grob vom Video von Rowena Tsai inspiriert, mit dem Wetter-Add on von indify.co ergänzt. Gerade im Fokus: Meine Pflanzenübersicht, an der ich lange gefeilt habe und dir mir nun automatisch anzeigt, wenn ich wieder gießen muss. 💦

 

Struktur: Wer darauf steht, kann mit einem motivierenden Spruch oder Motto starten, mir ist noch nichts eingefallen. Darunter sind meine Ziele für das aktuelle Jahr in einer Toggl-Liste versteckt, die sich ausklappen, wenn man darauf klickt.

 

Dann habe ich vier Kategorien gebildet, deren Namen immer mal wieder wechseln:

  • Notizen
  • Planung
  • Projekte
  • Work

Auf manche einzelnen Unterseiten gehe ich im Laufe dieser Liste noch genauer ein, manche sind vielleicht zu langweilig.

2. Artikelsammlung

Vielleicht bist du der Typ „100 offene Tabs im Browser, die irgendwann mal gelesen werden wollen“, vielleicht sammelst du alle lesenswerten Links in Lesezeichenordnern. Ich war bisher ein totaler Messi, was das angeht und hab mir nun in Notion eine Linksammlung bzw. Leseliste erstellt.

 

Template:Reading List

 

Add On/ Chrome-Extension:Notion Web Clipper

 

Struktur: Hier habe ich das Template fast 1:1 übernommen und nur meine Kategorien angepasst bzw. übersetzt.

Linkliste in Notion
Chrome Extension "Save to notion"
Taiwan in Notion
3. Sprache lernen

Ich lerne seit einigen Jahren Chinesisch. Und hier bin ich gerade dabei (wip), Vokabellisten zu digitalisieren. Außerdem auf meiner Taiwan-Page: 

 

Vokabeln

Hier beginne ich, Themenseiten zu bestimmten „Smalltalk“-Kategorien zu erstellen. Bisher existiert nur eine Seite zur Begrüßung, auf der ich alles mögliche sammle, das ich in Serien, Lehrbüchern oder im Unterricht aufschnappe. Links im Screenshot seht ihr die Seite zu den HSK 1 Vokabeln. Der HSK ist der Standard-Sprachtest, ähnlich wie z.B. TOEFL  fürs Englische. Der Vorteil hier: Die einzelnen Schriftzeichen habe ich als Gif erstellt um so die Strichfolge animiert zu sehen. Viel Arbeit, daher ist bisher noch nicht einmal HSK 1 komplett abgebildet. Besonders schön: Kein Problem, hier ein YouTube-Video zur Aussprache der Zeichen einzubinden, anschließend eine Texttabelle mit animierten Gifs und abschließend einen Link zu einem Wörterbuch.

 

– Kultur

Ja, manchmal nerde ich ab und rechne aus, was es kostet, wenn ich in Taiwan leben würde. Hoffentlich kann ich das irgendwann mal verwirklichen. Natürlich halte ich genau das auch in Notion fest und hab hier eine Übersicht der Lebenshaltungskosten erstellt. Unter „To see“ speichere ich mir besondere Orte und Shops ab, die ich bei der nächsten Reise unbedingt besuchen will.

4. Buchnotizen

Dieses Jahr habe ich mir das Ziel gesetzt, 52 Bücher zu lesen. Im Durchschnitt also jede Woche eines. Natürlich halte ich das ebenfalls in Notion nach!

 

Template: Book Tracker

 

Struktur: Hier habe ich das Standardtemplate wieder einmal kaum verändert. Nur Infos zum Beginn und Ende meiner Lesezeit sowie zum Autor habe ich hinzugefügt.

 

Ich sammle nicht nur die Bücher als Übersicht, sondern schreibe auch meine Buchnotizen nicht mehr in ein analoges Notizbuch, sondern direkt in Notion.

 

Am Ende der Bücherübersicht habe ich eine zusätzliche Page verlinkt, auf der ich Bücher sammle, die ich zukünftig lesen will. Bin ich mit einem Buch durch, kann ich direkt stöbern, was noch so auf meiner Leseliste steht.

5. Business Dashboard

Hier noch absolute Baustelle, ich will den aktuellen Stand trotzdem einmal zeigen.

 

Template: Company Home

 

Struktur: Hier gibt es noch sehr viel zu tun, weil noch super viel Lorem Impsum aus dem Standard-Template übernommen wurde. Einige Punkte werden auch noch rausfliegen, denn als kleine Agentur benötige ich nicht einen super krassen Aufbau. Beeindruckt hat mich aber „Blendle’s Employee Handbook„: Die niederländische Firma hat ihren kompletten Notion Workspace (zum größten Teil) öffentlich gemacht. Eine riesige Datenbank, die umfangreich Fragen zum Thema „Arbeiten bei Blendle“ beantwortet und für alle transparent macht. 

 

Was ich noch weiter ausbauen werde: Den Bereich „Abläufe“. Ziel ist es, ein eigenes kleines Wiki aufzubauen.

6. Brand Assets

Wichtig und schon gut im Einsatz ist meine „Brand Assets“ Seite. Hier sammle ich alle Designrelevanten Informationen zu ROOM 707 wie Logos in sämtlichen Formaten, verwendete Schriftarten, Farbcodes und mehr. Vor allem, wenn ich mit Externen zusammenarbeite, kann ich diese Seite ganz einfach zugänglich machen und die Person kann sich downloaden, was sie braucht.

 

Template: Im Company Home Template enthalten

Urlaubsübersicht in Notion
7. Urlaubskalender

Hier verwende ich eine tabellarische Database und habe dann auf einer neuen Page zwei verschiedene Ansichten daraus gezogen:

 

Board view: Kategorisiert nach Personen und Urlaub ausstehend / vorbei

 

Calendar view: Für die generelle Übersicht, wer wann im wohlverdienten Urlaub ist.

8. Redaktionsplan

Hier mal ein beispielhafter Redaktionsplan, der in der Form auch bei mir im Einsatz ist.

 

Ich arbeite hier wieder mit einer Database als Grundlage, damit ich zwei Ansichten mit derselben Datenbasis als linked Database anzeigen lassen kann, ohne alles doppelt anlegen zu müssen.

 

Board view: Hier gibt es bei mir vier mögliche Status. Unfertig / eingeplant / gepostet / on hold

Wenn du einen Redaktionsplan für mehrere Plattformen erstellst, dann könnte für dich auch eine Unterscheidung nach Twitter / Facebook / Instagram etc. sinnvoller sein.

 

Calendar view: Selbsterklärend: Sobald ein Post von unfertig zu eingeplant wandert, bekommt der Post von mir ein Postingdatum zugewiesen und erscheint daraufhin im Kalender zur Übersicht.

 

Template: Hier kannst du dir mein Redaktionsplan-Template anschauen und für dein Notion duplizieren. Hier ist die Database dazu.

To Do-Liste in Notion
9. To do-Liste

Der Klassiker. Hier braucht ihr wahrscheinlich auch kein großes Template, da ich nur mit Überschriften und eben der To do-Liste gearbeitet habe.

 

Ich erstelle übrigens nicht jeden Tag eine neue Page, sondern lösche jeden Abend die erledigten To dos und bereite den nächsten Tag vor. Wenn ich während des Tages schon merke, dass die ein oder andere Sache heute wahrscheinlich nix mehr wird, schiebe ich es direkt unter die Überschrift „Auf morgen schieben“. Hier notiere ich auch Dinge, die spontan reinkommen, aber nicht unbedingt am gleichen Tag erledigt werden müssen.

Was nervt an Notion?

Es mag überraschen, aber nicht alles funktioniert in Notion reibungslos und ich feiere das Tool nicht kompromisslos ab. Ehrlich: Manches NERVT oder funktioniert einfach (noch) nicht.

🤔 DSGVO konform?

 

Das in meinen Augen größte Problem: Die Server von Notion stehen alle in den USA. Es ist zwar alles nach dem EU-US Privacy Shield zertifiziert, das aber am 16. Juli 2020 vom EuGH für nichtig erklärt wurde. Was bedeutet das jetzt? So 100 % weiß das keiner. Aber so 100 % rechtssicher kannst du Notion derzeit nicht nutzen, wenn du mit personenbezogenen (Kunden-)Daten arbeitest. Wie übrigens jeden anderen Dienst aus den USA auch. 🙄 Nervt. Deshalb nutze ich Notion vorerst eher privat und baller da keine Kundenintera rein. Hier findest du die DSGVO-Seite von Notion selbst mit weiteren Infos.

🌐Fehlender Offline-Modus

Viele Notionjüngern ist vor allem das ein Dorn im Auge – mir auch. Kein Internet, kein Notion.

Im Supermarkt kein Netz und die Einkaufsliste ist in Notion gespeichert? Dann hast du die Seite hoffentlich vorher geöffnet, sonst hast du ein Problem.

 

Aber: Laut Notion Roadmap arbeiten sie derzeit daran. Yay!

🧮 Tabellen

Tabellen sind nicht so flexibel, wie ich es gerne hätte. Die Funktionen und Formeln sind kompliziert und schon mehrmals bin ich an die Grenzen des Machbaren gestoßen. Und das bei Dingen, die eigentlich kein so großes Probem sein sollten (die Summe einer Spalte in einer Zelle weiterverwenden? Nicht möglich).

🔁 Wenig Automatisierung

In Trello haben wir teils richtig ausgeklügelte Automatisierungen eingerichtet, die uns sehr viel Arbeit abnehmen. So etwas ist in Notion, zumindest zum jetzigen Zeitpunkt, noch nicht möglich. Hoffentlich wird sich hier in Zukunft noch einiges tun.

Mein Fazit zu Notion

Ich liebe dieses Tool. Es ist keine Übertreibung wenn ich sage, dass ich derzeit fast mein gesamtes Leben in Notion organisiere. Was früher verstreut in vielen einzelnen Tools stattfand (Redaktionsplanung in Trello, To Do-Listen in Todoist, Dateiablage in Google Drive,…), kann ich dank Notion innerhalb eines einzigen Tools – und wenn ich möchte sogar innerhalb einer einzigen Seite – abbilden. 

 

Ein paar Dinge nerven (noch), aber ich bin sicher, dass sich bei Notion noch einiges tun wird und die Church of Notion bald noch einige weitere nice Funktionen erhalten wird.

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