Dateiorganisation – für die einen das vielleicht langweiligste Thema der Welt, für die anderen wärs mal gut, sich damit zu beschäftigen. 😂 Naja, was für ein Aufhänger für diesen Blogpost. Ordnung in den Dateiordnern ist wichtig, nicht nur bei vielen gleichzeitig laufenden Projekten und Kunden. Ich wollte heute mal kurz zeigen, wie ich meine Dateien generell organisiere und benenne – und auch archiviere, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Okay, let’s gooo.
Jeder Kunde bekommt einen eigenen Ordner
Ich hab einen WORK-Ordner, in dem jeder Kunde einen eigenen Ordner bekommt. Benannt ganz unspektakulär nach dem Kundennamen. Mindblowing, oder? 🤓
Standardaufbau jedes Kundenordners
Der Aufbau des Ordners ist für jeden Kunden gleich, das macht die Dateiorganisation direkt einfacher. 👀
Für die Post- und Redaktionsplanung erstelle ich einen Monatsordner (Monatsname_Jahr), ist es ein Projekt außerhalb davon, benenne ich den Ordner mit „Projektname_Jahr“.
Ansonsten lege ich auf dieser Ebene auch alle meine Templates ab. Meistens sind das verschiedene Postformate wie Carousel- oder normale Feedposts (z.B. 1:1 und Portrait), aber auch Templates für Story oder Reel-Titelbilder. Das „K“ oben im Beispiel steht jetzt mal allgemein für „Kunde“, in echten Ordnern ersetze ich das durch das jeweilige Kundenkürzel.
Letzte Ebene: Postordner
In der untersten Ebene liegen dann Ordner für die einzelnen Posts, nummeriert und meist noch mit einem Stichwort benannt, damit ich sie später schneller wiederfinde, sollte ich sie nochmal brauchen.
Letzte Station Dateiorganisation: Dateien archivieren
Meistens hab ich maximal drei Monatsordner in meinen oben ausufernd beschriebenen Kundenordnern liegen: Der aktuelle Monat, der Folgemonat und (falls ich daraus doch nochmal was brauche) den letzten Monat. Alle älteren Inhalte wandern zu Monatsbeginn in mein Kundenprojekte Archiv auf meinem NAS. Hab ich schon mal in meinem Home Office Update gezeigt (das ich auch mal wieder updaten könnte, naja), aber hier der Vollständigkeit halber nochmal erwähnt. 😶
NAS steht für „Network Attached Storage“, ist also ein Speichermedium, welches an das lokale Netzwerk angeschlossen ist. Ich nutze mein NAS System als Backup- und Speicher-Lösung. In der Regel ist ein NAS zuverlässiger und ausfallsicher(er) als beispielsweise Cloudsysteme oder normale externe Festplatten.
Ich benutze eine Synology DiskStation DS218+ und zwei 8 TB Festplatten (Western Digital WD Red Plus, WD80EFAX). Alle meine Daten werden automatisch synchronisiert und gebackupt und sind von überall aus verfügbar, auch vom Smartphone unterwegs aus. Und das alles ohne, dass ich meine Daten auf fremden Servern von Google, Dropbox oder Microsoft lagern muss.
Und das wars auch schon! So organisiere ich meine Kundendaten. 👀