Früher, als ich noch festangestellt in Agenturen gearbeitet habe, gab es für mich – und alle Kolleg*innen – nichts Nervigeres als das Thema Zeiterfassung.

Nervig für Projektmanager, die sich über zu viel gebuchte Stunden auf ihren Projekten beschweren.
(Dude, was soll ich machen, wenn die Arbeit halt angefallen ist?!)

Nervig für Chefs, die sich über zu wenig gebuchte Stunden auf abrechnungsfähigen Kundenprojekten beschweren. („Arbeitest du eigentlich auch auf was anderem als intern?!“)

Nervig für mein Hirn, das sich am Freitagabend, kurz vor Feierabend, krampfhaft versucht daran zu erinnern, was ich die Woche über so getan habe, weil ich natürlich NICHT direkt jeden Tag getrackt, an was ich gearbeitet habe.
(„when in doubt, buch auf internes Projekt lel“ -> siehe Problem #2)

Erst jetzt als Selbstständige weiß ich um den unschätzbaren Wert der Zeiterfassung. Srsly: Zu wissen, wie lange man für Dinge tatsächlich braucht, ist essentiell für Angebotserstellung, Ressourcenplanung und generell Peace of Businessmind.

Auch, wenn es manchmal echt weh tut, die harten Zahlen zu sehen, die man auf einem Projekt WIRKLICH geackert hat. Wirklich – und nicht nur gefühlt. Denn das Gefühl trügt. Ja, auch deins. Realtalk: Mein Stress der letzten Wochen lässt sich im Kern auf genau dieses verfälschte Gefühl von „ja klar, das schaff ich schon innerhalb eines Tages“ für eine Zwei- oder Dreitagesaufgabe zurückführen.

Als ich eines Freitagabends mal wieder verzweifelt an meiner Zeiterfassung saß, gab mir ein lieber Kollege einen unfassbar guten (Tool-)Tipp: Toggl. Skeptisch hab ich das Tool damals ausprobiert (was hatte ich schon zu verlieren?).

Das Tool hat vor kurzem einen kompletten Relaunch bekommen und heißt nun genau „Toggl Track„. Daneben gibt es nun noch „Toggl Plan“ (ein simples Projektmanagement Tool) und „Toggl Hire“ (für Personalplanung und Bewerbungsprozesse). Diese beiden neuen Toggl Tools nutze ich (bisher) nicht, bei Toggl Track bin ich aber seit Agenturzeiten geblieben.

Das Tool: Toggl Track

Neben meinem alltime Favorit Notion ist Toggl vielleicht mein zweitmeistgenutztes Tool.

Die Basisfunktionen von Toggl sind übrigens (auch nach dem Relaunch) kostenlos: Projekte sowie Kunden anlegen und natürlich die Zeit zu tracken ist weiter for free. In den bezahlten Varianten können u.A. mehrere Teammitglieder (free nur max. 5) integriert und eine Unterscheidung zwischen „billable“ und „unbillable hours“ getroffen werden, somit also so Späße wie Insights zu Profitabilitätsrechnungen erstellt werden.

Das Tool an sich braucht gar nicht viel Erklärungen: Man kann Kunden anlegen, hierunter Projekte erstellen und auch Tags vergeben. Die Funktion Tags nutze ich bisher aber kaum.

Sobald die Arbeit an einem Projekt los geht, starte ich den Timer. Toggl ist bei mir fester Bestandteil meines Browsertab-Setups. Und immer offen, damit ich direkt umswitchen kann, wenn ich mich an eine andere Aufgabe setze.

Konkret sieht die Struktur der Toggl-Projekte bei mir so aus:

ROOM 707
- Meetings intern
- Organisatorisches
- Steuern / Buchhaltung
- Weiterbildung
Kunde 1
- Projekt a
- Projekt b
Kunde 2
- Projekt c
- Projekt d

Kleinkunden (hierunter fasse ich alle einmaligen, kleinen Projekte zusammen)
- Einmaliges Kleinprojekt 1
- Dieses andere kleine Projekt 2
Passion Projects
- jenni.works
- KuneCoco
- geheime weitere Projekte hehe

Zeiterfassung in der Kalenderansicht

Seit kurzem gibt es in Toggl neben der Listen- auch noch eine Kalenderansicht, in der es leider allzu sehr offensichtlich wird, wie arg ich von der einen zur anderen Aufgabe springe (ja, das könnte man mal optimieren *note to future self*).

Generell spannend finde ich übrigens die Auswertungen, Insights und Übersichten. So sieht beispielsweise die obige Woche als Report aus:

Das Ganze ist dann auch noch individuell filterbar: Nach Kunden, Projekt, nach verschiedenen Zeiträumen, Teammitgliedern,…

Und wenn man mag (oder muss), könnte man diese Reports auch exportieren und Kunden zur Verfügung stellen, wenn eine Zeiterfassung benötigt wird. Ich arbeite nicht mehr auf Stundensatzbasis, daher gebe ich Zeiterfassungen generell nicht an Kunden raus und nutze diese Reports rein für mich zur Angebotsüberprüfung und Zeitschätzung.

Zum Abschluss unseres kleinen Rundgangs sei auch noch das kleinfrech witzige Gamifikation-Feature „Achievements“ erwähnt:

Hier wird man spielerisch durch die verschiedenen Toggl Funktionen geführt und wandert auf einer Karte von Manhattan von Achievement zu Achievement in den Kategorien:

Team Spirit
Project Square
Timeway

Solche Kleinigkeiten liebe ich ja sehr. Bei Asana war auch das beste Feature die über den Bildschirm fliegenden Katzen imho.

Zeiterfassung ist und bleibt nervig

… aaaaber leider auch sehr, sehr hilfreich.

Deshalb bin ich froh, dass ich für mich mit Toggl ein Tool gefunden hab, das mir zumindest die meiste Zeit (hey, trotzdem vergesse ich viel zu oft den Timer zu starten, ich gebs zu) sehr hilft, mein Zeitmanagement im Auge zu behalten. Eine gewisse Portion Selbstdisziplin braucht man leider trotzdem, denn auf den Start-Button musst du leider trotzdem selbst drücken. Das kann Toggl (noch?) nicht für dich übernehmen.