Rentabilität: So prüfe ich, wie rentabel ich arbeite

21.09.2022

Ich glaub, es ist kein Geheimnis, dass ich Tabellen, Liste und jegliche Arten von Analysen liebe. Natürlich hab ich auch fürs Business diverse davon.

Vor gut 1,5 Jahren hab ich hier auch schon mal meine „Master-Finanztabelle“ gezeigt, die inzwischen ca. 100 Updates von mir erhalten hat und ganz schön anders aussieht, mehrere neue Tabs hat und ohne die bei mir absolutes Chaos wäre. Beruflich, wie auch privat. Ich übertreibe nie, es ist die nüchterne Wahrheit.

Heute geht’s aber nicht um die Master-Finanztabelle, der Star soll eigentlich meine Tabelle zur Rentabilität sein. 👀

Übrigens: Ich hab sogar ein Video zur Tabelle erstellt! Das YouTube-Video ist ganz unten verlinkt oder klick einfach hier, wenn du dir den Text sparen willst und direkt meiner zarten Stimme lauschen willst, wie ich dich wie ein Tourguide durch meine Listen führe.

Die Master-Finanztabelle

Die Finanztabelle kurz erklärt

Grob unterteilt sie sich in zwei Bereiche: Die Einnahmen und die Ausgaben. Oben unter Einnahmen hab ich nochmal unterteilt in

Retainer (dauerhafte Vereinbarungen)
Projektgeschäft (kurzfristige Projekte)
ein Geheimnis (sorry :D)
Einzelunternehmen (das gehört natürlich nicht direkt in meine Agentur und fließt auch nicht in weitere Berechnungen ein, brauche ich aber zur Übersicht)

Darunter folgen dann die Ausgaben, hier gibt es weitaus mehr Kategorien. Neben Fixkosten (darunter fällt für mich alles, was ich jetzt schon weiß und womit ich fix rechnen muss) auch variable Kosten. Die variablen Kosten sind dann noch mit einer Kalendertabelle verknüpft, in die ich tagesgenaue Ausgaben eintrage, aber das führt an dieser Stelle eeetwas zu weit.

Noch wichtig: Ganz unten laufen dann alle Daten zusammen. Erst alle Ausgaben, was von den Einnahmen „übrig“ bleibt und die letzte Zeile zeigt die Quartalsergebnisse. Es kann nämlich durchaus sein, dass ein Monat mal ein negatives Ergebnis hat – beunruhigt mich nicht, so lange das Quartalsergebnis positiv bleibt. 😎

Aus dieser Finanzplanungstabelle plus meinen Zeittracking-Daten aus Toggl kann ich weitere klasse Tabellen und Analysen erstellen.

Rentabilitäts-Tabelle

Auf Instagram hab ich kürzlich einen kleinen Einblick gezeigt und dabei gemerkt: Huch, mit kurz frech auf Instagram zeigen ist es nur bedingt getan, weil es viele, viele Zahlen sind und ich doch auch 1-2 Sätze dazu erklären muss. Ein Blogpost muss also her.

So errechne ich die Rentabilität meiner Projekte

Mit den Daten aus der „Master-Finanztabelle“ (ich nannte sie bisher einfach nur lame Haushaltsbuch, aber brauchte jetzt für den Blogpost irgendwas, was fetzt 😂) plus meinen Zeittrackingdaten aus Toggl kann ich nun eine weitere Tabelle erstellen: Meine Rentabilitäts-Tabelle:

Auch hier wieder feinste Pixel-Party, sorry dafür. Bin nicht so mutig, all meine Zahlen zu zeigen, vielleicht kommt das irgendwann, vielleicht bleibts auch in der Pixelwelt.

Diese Tabelle ist wie folgt aufgebaut:

⌛Working Hours⌛: Hier sind meine gearbeiteten Stunden, heruntergebrochen auf die jeweiligen Kunden/Kundinnen und Projekte zu sehen.
💰Netto-Umsatz💰: Hier ist zu sehen, wie viel Honorar ich im jeweiligen Monat pro Kunde/Kundin abrechne.
💸Kosten💸: Hier zieht sich die Tabelle die jeweiligen Monatskosten aus der Master-Finanztabelle. Irgendwann verfeinere ich die Tabelle noch so weit, dass die Kosten auch auf die jeweiligen Kunden:innen heruntergebrochen werden, aktuell ist es zugegeben etwas unnütz.
✨Ergebnis✨: Auch hier werden die Daten automatisch aus der Master-Finanztabelle gezogen, auch hier noch kein echter Nutzen iwie, naja. Alles im Blick haben. 🫡
📊Stundensatz📊: Und hier wirds dann spannend, denn aus Working Hours und Netto-Umsatz errechne ich hier den effektiven Stundensatz pro Monat. Wichtig: Das ist nicht der Stundensatz, den ich meinen Kund:innen in Rechnung stelle. Das ist der effektive Stundensatz, der mir anzeigt, wie rentabel das Projekt für mich ist.

Ich arbeite ja allermeistens nur mit Projektpreisen, niemals nach Stunden- oder Tagessatz. Warum ich das so mache, darüber schreib ich vielleicht mal an einem anderen Tag.

Nach der Rentabilitätstabelle kommt nun noch... das Rentabilitäts-Diagramm!

Es nimmt kein Ende heut mit dem Zahlenwirrwarr, sorry. 🥲 Aber wenn ich schon erkläre, dann eben komplett alles, dachte ich mir. 🫠

Aus der Tabelle oben hab ich mir noch ein Diagramm erstellt, für ne leichtere Übersicht.

Hier im Beispiel sind jetzt zwei Kundenstundensätze zu sehen. PLUS ein Minimum, das ich mir definiert hab. Wichtig: Das hier ist ein Beispiel mit möglichst runden Zahlen, damit es nicht noch verwirrender wird als es eh schon ist. 🤡

Das hier im Beispiel angenommene Minimum wäre ein Stundensatz von 100 €.

Bedeutet: Alle Projekte, die darüber liegen, sind (vereinfacht gesagt) gute Projekte, liegen Projekte dauerhaft darunter, ist das nicht so gut, weil unrentabel.

Wir sehen: Kunde 1, in rot dargestellt, schwankt zwar, aber liegt wunderbar oberhalb des Minimums. Kunde 2, in grün, schwankt auch, aber unterhalb des Minimums.

Es ist nicht schlimm, wenn ein Retainerkunde mal unterhalb des Minimums rutscht. Was aber schlimm ist: Wenn sich die Trendlinie (hier jeweils in einer blasseren Version der Farben dargestellt) negativ entwickelt. Bedeutet nämlich: Alle Maßnahmen greifen nicht und das Projekt wird immer unrentabler.

Welche Maßnahmen ich bei unrentablen Projekten ergreife

Angenommen, du hast nun ein Projekt, das unter deinem gesteckten Minimum-Stundensatz liegt. Was tun? Nun, in letzter Konsequenz bedeutet das natürlich, dass man sich von dem Projekt besser trennen sollte. Bevor es aber dazu kommt, gibt es noch ein paar weitere Dinge, die man tun kann:

Interne Prozesse optimieren: Ich prüfe immer zuerst, was ich bei mir intern verändern kann, um etwas zu vereinfachen oder schneller hinzukriegen. Das kann sein:
- Kann ich mir Projekttemplates anlegen?
- Kann ich Freelancer hinzuziehen, die schneller & besser arbeiten können?
Mit der Kundin/dem Kunden sprechen: Gibt es intern nichts mehr zu optimieren, muss ich extern ran und mit der Kundin/dem Kunden sprechen:
- Können wir die geforderte Leistung anpassen?
- Hat sich vielleicht etwas verändert? (Oft kommt, vor allem bei langen Projekten, immer mehr dazu, ohne dass sich das Honorar ändert)
Preise anpassen: Ist alles optimiert, Leistungen klar definiert und trotzdem kommt das Projekt auf keinen grünen Zweig, dann ist es an der Zeit, die Preise anzupassen. Denn dauerhaft kann und möchte ich nicht auf unrentablen Projekten arbeiten.
Projekt abstoßen: Hilft alles nichts, entweder das angepasste Angebot wird nicht akzeptiert oder selbst durch Preiserhöhung schafft es das Projekt nicht wieder „in die rentable Zone“, dann ist es leider Zeit das Projekt abzugeben und den Vertrag zu kündigen.

Hier gibt es das Ganze auch nochmal als Video Walkthrough

Weil ich beim Schreiben gemerkt hab, dass das doch ganz schön kompliziert wurde, hab ich einfach noch ein Video dazu gedreht, in dem ich durch ein angepasstes Beispieldokument führe.

Auch hier der Hinweis: Die Daten in dem Video sind KEINE echten Zahlen. Daher BITTE sich jetzt nicht an irgendwelchen Kleinigkeiten aufhalten wie „Warum zahlt die 1000 € für die Miete??“ oder sowas. Ich hab runde Zahlen reingepackt, damit es sich zumindest ein bisschen leichter rechnen und nachvollziehen lässt.

Hinweis zum Datenschutz: Wenn du das Bild unten anklickst, kommst du zum Video auf YouTube. Wegen Datenschutzshizzle kann und will ich es leider nicht hier auf dem Blog direkt einbinden, vielleicht kümmere ich mich da mal um ne bessere Lösung irgendwann. Freu mich aber, wenn du es dir trotzdem anschaust! Eventuell steckte ich wahnsinnige 4 Stunden in dieses popelige 12 Minutenvideo. rip

Hier nochmal der Link zum Video, falls der Klick auf das Bild oben nicht funktioniert.

Das wars auch „schon“! Ich hoffe, der Einblick in meine wilden Tabellen hat irgendwie geholfen oder war zumindest unterhaltsam (denn na klar, nichts ist unterhaltsamer als ein Blogpost über Finanztabellen!).

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